Il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato il Provvedimento n. 642 il 21 dicembre 2023, pubblicato nella Newsletter del 6 febbraio 2024, rivolto a datori di lavoro sia pubblici che privati. Tale documento, denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, offre linee guida per proteggere la privacy dei dipendenti.
Secondo il provvedimento, i datori di lavoro devono verificare che i programmi e i servizi informatici permettano di modificare le impostazioni di base per impedire o limitare la raccolta dei metadati delle email. In particolare, si richiede che il periodo di conservazione dei metadati non superi i 7 giorni, estendibili di 48 ore previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Questa iniziativa è stata presa dopo una serie di accertamenti condotti dal Garante sulla gestione dei dati personali nel contesto lavorativo, evidenziando il rischio che i programmi informatici per la gestione della posta elettronica possano raccogliere e conservare i metadati degli account dei dipendenti in modo eccessivo, violando così la normativa sulla protezione dei dati personali.
Il Garante sottolinea l’importanza di garantire la privacy dei dipendenti sul luogo di lavoro e chiede ai datori di lavoro di adottare misure per limitare la raccolta e la conservazione dei metadati delle email solo ai fini necessari e proporzionati.
Questa nuova direttiva mira a garantire che i dipendenti possano godere dei loro diritti fondamentali alla privacy e alla protezione dei dati personali, mentre lavorano nell’ambiente digitale sempre più pervasivo del mondo del lavoro moderno.
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